Vragen die we
vaak krijgen
Hieronder de vragen die directeuren en managers ons stellen voordat ze beginnen. Staat jouw vraag er niet bij, bel dan gerust.
BEGINNEN
Hoe gaat dat, starten met Scavian?
Waar moeten we beginnen?
Bij een doel, niet bij een tool. Kies één proces waar het nu schuurt en leg vast wat daar beter moet en waaraan je dat straks afmeet. Dat is wat we in de werksessie doen om het AI-meetplan in te vullen. Drie concrete doelen voor één proces is genoeg om te beginnen. De rest komt daarna.
Moeten onze medewerkers op cursus?
Nee. Wie een vraag heeft, typt die in gewone taal. Meer is er niet. Wel heb je één persoon nodig die de kennis beheert: wat erin gaat, wat eruit moet, wanneer iets is verouderd. Die persoon leiden we op terwijl we samen de omgeving inrichten, niet in een klaslokaal.
Wat moeten wij zelf doen?
Drie dingen. De documenten aanleveren waarmee de assistenten moeten werken. Twintig echte vragen uit jullie praktijk opschrijven, met het antwoord dat jullie correct vinden. En een beheerder aanwijzen met een naam, die een paar uur per maand vrijmaakt. Dat laatste is geen formaliteit: zonder iemand die eigenaar is van de inhoud, werkt het niet, hoe goed de techniek ook is.
Hoe lang duurt het voordat het werkt?
De omgeving zelf staat er in een dagdeel. Het inrichten samen met je beheerder kost doorgaans twee dagen. Wanneer je live gaat, bepaal je niet met een datum maar met die twintig vragen: gaat de assistent daar goed genoeg mee om, dan kan hij naar je mensen.
En als de antwoorden niet goed genoeg zijn?
Dat komt in het begin voor en het ligt bijna nooit aan het model. Meestal ontbreekt er kennis, staat er verouderd materiaal in de kennisbank, of is de instructie aan de assistent te ruim. Dat stel je bij. Omdat vooraf is vastgelegd wat goed genoeg is, praat je daarbij over een concrete lijst en niet over een gevoel.
Moeten we eerst alles op orde hebben?
Nee, dat is niet realistisch. Je hebt de documenten nodig die horen bij het proces waarmee je begint en die zijn er meestal wel. Zijn ze rommelig of verouderd, dan komt dat tijdens het inrichten naar boven. Dat is vervelend om te horen maar ook gewoon waardevol om te weten.
KENNIS EN BEHEER
Waar komen de antwoorden vandaan?
Waar haalt de assistent zijn antwoorden vandaan?
Uit de kennisbanken die jullie beheerder vult. Niet uit het internet en niet uit alles wat toevallig op een netwerkschijf staat. Bij elk antwoord staat uit welk document het komt, zodat je het kunt nakijken.
Wie houdt die kennis actueel?
Jullie beheerder. Dat is een bewuste keuze. Alleen iemand binnen de organisatie weet dat een regeling is vervangen of dat een procedure niet meer klopt. Documenten toevoegen, vervangen of verwijderen kan zonder technische kennis.
Waarom niet gewoon de AI-tools die we al hebben?
Die kunnen veel, maar beheer van die tools of van de documenten die ze gebruiken, wordt nogal eens over het hoofd gezien. En als ze overal toegang toe hebben, inclusief oude versies, concepten en vervangen procedures, is niemand aanwijsbaar verantwoordelijk voor wat erin zit. Scavian draait dat om: een beheerder bepaalt bewust wat meetelt. En dan zijn er nog de kosten: je betaalt vaak per medewerker. Dat kan flink oplopen.
Kan elke assistent bij alle kennis?
Jullie bepalen per assistent welke kennisbanken hij mag gebruiken. Een assistent ontsluit dus alleen wat jullie er bewust in hebben gezet.
Kunnen we meerdere assistenten hebben?
Ja, het aantal assistenten is vrijwel onbeperkt. Elk proces krijgt een eigen assistent met eigen instructies en eigen kennisbanken. Wij richten de eerste met je in. Daarna kan je beheerder er zelf bij maken, met die eerste als voorbeeld. Dat kost niets extra.
Kan de assistent zich vergissen?
Ja. Een taalmodel kan een antwoord formuleren dat aannemelijk klinkt en toch niet klopt. Daarom staat bij elk antwoord de bron, werkt de assistent alleen met wat jullie hebben aangeleverd en toets je vooraf met die twintig vragen. Wie je vertelt dat AI nooit fouten maakt, verkoopt je iets wat niet waar is.
VEILIGHEID
Wat gebeurt er met onze informatie?
Waar staat onze data?
In Europa, bij een Europese provider, in een omgeving die gescheiden is van die van andere klanten. Jullie kennis is alleen beschikbaar voor jullie eigen gebruikers en wordt niet gebruikt om AI te trainen.
Van wie is de kennis in onze omgeving?
Van jullie. De documenten die je aanlevert had je al en blijven van jou. Wij gebruiken ze nergens anders voor. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, dus je zit nergens aan vast.
Is dit geschikt voor gevoelige gegevens?
Voor gewone bedrijfsinformatie wel. Voor bijzondere persoonsgegevens niet: Scavian is niet bedoeld voor domeinen als zorg of jeugdhulp. Dat is geen technische beperking maar een keuze, omdat dat een ander soort waarborgen vraagt dan wij bieden.
Hebben we hier IT-kennis voor nodig?
Nee. Er wordt niets geïnstalleerd en er hoeft niets gekoppeld te worden om te beginnen. Je beheerder werkt in een beheeromgeving met documenten en instructies in gewone taal.
KOSTEN
Wat kost het en wat kost het niet?
Wat kost Scavian en wat zit erin?
495 euro per maand, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Daarin zitten één omgeving onder je eigen naam, onbeperkt assistenten en kennisbanken, tot 250 gebruikers, 1 GB aan kennisbestanden en 1.000 vragen per maand. Geen prijs per medewerker.
Wat als we meer nodig hebben?
Elke uitbreiding kost 95 euro per maand: 1 GB extra kennis, of 1.000 extra vragen per maand. Je krijgt nooit ongevraagd een hogere factuur. Loop je tegen een grens aan, dan nemen we contact op en bespreken we wat er nodig is.
Wat kost de begeleiding?
De werksessie om je te helpen bij het invullen van het AI-meetplan kost 1.450 euro eenmalig. Het samen inrichten en in gebruik nemen van je Scavian-omgeving kost 2.450 euro eenmalig, voor maximaal twee dagen op locatie. Daarna kun je zelfstandig verder. Heb je toch ondersteuning nodig, dan spreken we vooraf af wat we doen en wat het kost.
Zijn er verborgen kosten?
Nee. Het abonnement is een vast bedrag, de bundels zijn vaste bedragen en elke vorm van begeleiding krijgt vooraf een prijs. Er wordt niets nagefactureerd op basis van gebruik en er is geen prijs per gebruiker.
Nog een vraag?
In een kennismaking van 30 minuten laten we het werken met jouw eigen documenten.