Een nieuwe nota van inlichtingen.
Wat verandert er nu?
Een nota van inlichtingen overschrijft de leidraad op een paar punten. Mis je er één, dan werk je verder met een eis die niet meer geldt. Iemand moet elke nota naast de leidraad leggen en bijhouden wat er nú telt. Bij de eerste nota èn bij de derde.
Zo is het bij meer dan alleen de nota's. Een referentie-eis die je moet toetsen, een fatale datum die je niet mag missen, een certificaat dat mee moet. Een chatbot kent jouw aanbesteding niet en vult desnoods iets aannemelijks in. Scavian antwoordt uit de leidraad en de bijlagen zelf, met het document en de paragraaf erbij, zodat iedereen het kan nalezen.
WAT JE KRIJGT
Antwoord met de bron
Elk antwoord met het document en de paragraaf erbij, na te lezen.
WAAROP HET IS GEBASEERD
Jullie eigen stukken
Leidraad, bijlagen en nota's. Niet de rest van het internet.
WAAR JE DATA STAAT
In Europa
Bij een Europese provider. Niet gebruikt om AI te trainen.
HERKEN JE DIT?
Het werk achter de aanbesteding
De vraag staat in de leidraad. Op pagina achttien.
Hoe oud mag een referentie zijn, wanneer sluit de vragenronde. Het staat er, maar niemand leest dertig pagina's plus acht bijlagen voor één vraag. De assistent geeft antwoord, met het document en de paragraaf erbij.
Een nota die je bijna miste
Een nota van inlichtingen overschrijft de leidraad op een punt en wordt gemakkelijk over het hoofd gezien. De assistent leest de nota's mee en geeft het antwoord dat op dat moment geldt.
Twee aanbestedingen tegelijk
Dan raken dossiers door elkaar en een antwoord uit het verkeerde dossier is zo gegeven. Elke aanbesteding heeft een eigen assistent die alleen zijn eigen stukken kent.
Verloren op een vormvereiste
Niet op de inhoud, maar op een verlopen certificaat of een gemiste bijlage. De assistent zet op een rij wat de aanbesteding aan certificaten, formulieren en bijlagen vraagt, zodat je niets over het hoofd ziet.
Welke referentie past het best?
Zoeken in oude mappen naar de inschrijving van een half jaar geleden. Zet je referenties en eerdere teksten erbij, dan laat de assistent zien welke past bij de eis en waar je tekortkomt.
Alles hangt aan de bidmanager
Die is de week voor de deadline op vakantie en dan weet niemand het antwoord. De kennis staat in de omgeving en het team vindt het antwoord ook als die ene persoon er niet is.
EVEN NADENKEN
Vier vragen voor wie over bidmanagement gaat
Weet je waar een antwoord vandaan komt?
Een eis is knock-out of hij is het niet. Een antwoord moet te herleiden zijn naar het document en de paragraaf waarop het rust. Kan iemand dat bij jullie nakijken?
Werkt iedereen met de laatste versie?
Een leidraad die door een nota van inlichtingen op punten is overschreven. Wie houdt bij wat er nu geldt? En waar staat de oude tekst nog?
Wat gebeurt er als de bidmanager er niet is?
Ziekte, vakantie, een verificatiegesprek in de week voor de deadline. Kan het team dan zelf verder met de vragen over de stukken?
Hoe snel vind je een eerder antwoord terug?
Als je wilt weten hoe jullie een half jaar geleden een duurzaamheidsvraag beantwoordden, hoe lang doe je daarover? En waar staan jullie referenties en eerdere inschrijvingen?
WAT SCAVIAN IS
Geen chatbot. Een beheerde kennisomgeving.
Een kennisbank per aanbesteding
De leidraad, de bijlagen en de nota's van inlichtingen, plus je eigen referentiemateriaal. Bewust samengesteld, dus geen losse versies die door elkaar lopen.
Een assistent per dossier
Elke aanbesteding heeft een eigen assistent die alleen zijn eigen stukken kent en bij elk antwoord de bron erbij noemt. Zo komt een antwoord nooit uit het verkeerde dossier.
Een coördinator die ze samenbrengt
Je hoeft niet te kiezen wie je aanspreekt. Raakt je vraag aan twee aanbestedingen, dan antwoorden de assistenten samen, elk vanuit zijn eigen stukken.
WAT HET OPLEVERT
Minder naslaan, meer tijd voor de inschrijving
MINDER ONDERBREKINGEN
Vragen over termijnen, formulieren, eisen en procedures beantwoordt je team voortaan zelf. De bidmanager houdt tijd over voor de inhoud van de inschrijving.
ANTWOORD MET DE BRON
Iedereen krijgt hetzelfde antwoord en ziet meteen uit welk document en welke paragraaf het komt. Bij een eis die knock-out is wil je niets anders.
GEEN VERRASSINGEN
Een nota van inlichtingen die de leidraad op een punt overschrijft, wordt gemakkelijk gemist. De assistent leest de nota's mee en geeft het antwoord dat op dat moment geldt.
JE EIGEN MATERIAAL ERNAAST
Zet je referentieprojecten en eerdere inschrijvingen erbij, dan kun je vragen welke referentie het best past bij een kerncompetentie en waar je tekortkomt.
NIEUWE COLLEGA'S SNELLER MEE
Wie voor het eerst een aanbesteding leest, kan de vragen stellen die hij liever niet hardop stelt. Naast de dossiers staat een assistent die uitlegt hoe het vak werkt.
OOK VOOR DE DEADLINE
Avond, weekend, vakantieperiode. De vraag hoeft niet te wachten tot de bidmanager terug is van een verificatiegesprek.
Wat al deze voorbeelden gemeen hebben is dat elk antwoord uit dezelfde aanbestedingsstukken komt en dat de assistent verwijst naar het document en de paragraaf waar het vandaan komt.
PROBEER HET ZELF
Er staat al een bidteam voor je klaar.
Klik rechtsonder op deze pagina op de oranje 'zwevende knop'. Je komt dan in de oefenomgeving van BouwKwest B.V., een verzonnen bouwbedrijf dat inschrijft op overheidsopdrachten. Daar werken drie assistenten naast elkaar. Kim kent de aanbesteding van gemeente Maastricht voor de herinrichting van stadskantoor Mosae Forum. Sam kent de aanbesteding van gemeente Reimerswaal voor modulaire woningen in Krabbendijke. Allebei kennen ze ook de verzonnen referentieprojecten van BouwKwest. Dunja kent geen dossiers, maar wel het Handboek Aanbestedingsproces: zij legt uit hoe het vak werkt.
Je hoeft niet te kiezen wie je aanspreekt. Stel je vraag en de juiste assistent antwoordt. Raakt je vraag aan twee dossiers, dan antwoorden ze samen, elk vanuit zijn eigen stukken.
Vragen om mee te beginnen
Klik op één van de onderstaande voorbeeldvragen. De assistent wordt geopend en de vraag wordt direct beantwoord. Stel gerust ook je eigen vragen.
Opzoeken in de stukken
Wat je niet wilt missen
Je eigen materiaal ernaast
De tweede vraag raakt twee dossiers. Twee assistenten (Kim en Sam) beantwoorden hem samen, elk vanuit hun eigen documenten.
Uitleg voor wie het vak leert
DE KENNIS WAAR ZE UIT PUTTEN
Selectieleidraad Mosae Forum Maastricht
Echt · pdf · niet-openbare procedure · kennisbank van Kim
Selectieleidraad verbouwing stadskantoor Maastricht(16664711).pdf
Aanbestedingsleidraad Reimerswaal
Echt · pdf · openbare procedure · kennisbank van Sam
Aanbestedingsleidraad aanschaf woonunits 2026 definitief.pdf
Referentieprojecten BouwKwest
Fictief · pdf · kennisbank van Kim en Sam
Handboek Aanbestedingsproces
Fictief bedrijfsdocument, inhoudelijk juist · pdf · kennisbank van Chris
De aanbestedingsstukken zijn echt en openbaar. Het bedrijf, de referentieprojecten en het handboek hebben we zelf gemaakt voor deze demo. De inhoud van het handboek over het aanbestedingsproces komt wel overeen met de werkelijkheid. Open de stukken en controleer elk antwoord aan de hand van het brondocument. Dat is precies wat je straks met je eigen dossier doet.
Alle aanbestedingsdocumenten
Alle aanbestedingsdocumenten voor Maastricht vind je op Mercell. De volledige aanbesteding voor Reimerswaal staat op Tenderned.
Over deze demo. Dit is een oefenomgeving met echte, openbare aanbestedingsstukken en verzonnen bedrijfsinformatie, bedoeld om te laten zien hoe Scavian werkt. Vul er geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in. Wat je intypt kunnen wij gebruiken om de demo te verbeteren.
ZO HOUD JE DE REGIE
Heb je al nagedacht over wat je met AI wilt bereiken?
Die vraag is het begin. Niet welke AI-toepassing of welk model het best is voor jullie, maar wat je in jullie werk met AI wilt verbeteren en hoe je straks vaststelt of dat is bereikt. Eerst nadenken over wat je wilt, dan in één keer goed doen.
We hebben het AI-meetplan opgesteld. Hiermee beantwoord je de belangrijke vragen: wat wil je bereiken met AI, wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe meet je of het gelukt is. Het maakt niet uit of AI al wordt gebruikt binnen jouw organisatie. Het AI-meetplan biedt waardevolle inzichten, of je nou wel of niet met AI werkt en ongeacht welke AI-toepassingen worden gebruikt of zijn gebouwd.
Kosten
Wat het AI-meetplan kost? Helemaal niets. Je mag het gratis gebruiken.
Gebruik
Gebruik het als AI jullie organisatie al ondersteunt. Gebruik het als je nog nadenkt over AI. En gebruik het ook als je Scavian overweegt. Denk vooraf na over wat je van AI verwacht. Het is de basis voor succes.
Hulp bij het invullen?
Liever samen? In een werksessie van een dagdeel vullen we het meetplan samen in. We leggen dan ook vast wanneer de omgeving goed genoeg is om live te gaan, aan de hand van echte vragen uit jullie eigen praktijk met de antwoorden die jullie correct vinden.
€ 1.450 eenmalig, excl. btw
AAN DE SLAG
Van meetplan naar draaiende omgeving
Is het duidelijk wat je wilt bereiken? Dan richt je Scavian in drie stappen in.
Omgeving klaarzetten
Jij vult het AI-meetplan in. Wij zorgen voor je omgeving, dat zit bij het abonnement in. Je beheerder richt daarna zelf de assistenten en kennisbanken in. Alle beheerfunctionaliteit is inbegrepen.
Live gaan
Je test de assistent tegen de vragen uit je AI-meetplan, met de antwoorden die jullie correct vinden. Kloppen die, dan ga je live.
Doorpakken
Vanaf hier ga je zelf verder: nieuwe assistenten toevoegen, kennis beheren of de styling verder aanpassen. Met de eerste als voorbeeld kost je dat niets extra. Na HR volgt bijvoorbeeld het secretariaat of de supportdesk, in dezelfde omgeving en voor dezelfde 495 euro per maand.
Je staat er niet alleen voor
Wil je toch graag ondersteuning bij het inrichten van jullie omgeving? Dan maken we samen met je beheerder de assistenten, vullen we de kennisbanken en zetten we je huisstijl door. Samen, want zo leert je beheerder direct hoe het werkt. We sluiten af met een instructie voor je gebruikers.
€ 2.450 eenmalig, excl. btw
Maximaal twee dagen op locatie, voor het inrichten van jullie omgeving en het instrueren van je beheerder en gebruikers.
VEILIG IN EUROPA
Alleen jouw dossier, in je eigen omgeving.
Voor bidmanagement betekent dat ook een scheiding per dossier. Elke aanbesteding heeft een eigen specialist die alleen zijn eigen stukken kent en wie een vergelijking vraagt krijgt antwoord van beide specialisten, elk vanuit zijn eigen dossier (Maastricht of Reimerswaal).
Wat de assistent niet doet. Hij leest en verwijst, hij beslist niet. Of jullie voldoen aan een geschiktheidseis, of een referentie wordt geaccepteerd en of je meedoet aan een aanbesteding blijft een oordeel van je bidmanager. De assistent laat zien wat er staat en waar het staat, zodat dat oordeel op de juiste tekst is gebaseerd. En staat het antwoord niet in de stukken, dan zegt hij dat, in plaats van iets aannemelijks in te vullen.
WAT HET KOST
Eén prijs, maandelijks opzegbaar
Scavian kost 495 euro per maand, exclusief btw. Geen kosten voor het technisch realiseren van de omgeving en geen langetermijncontract. Je betaalt niet per medewerker, dus je hoeft niet uit te rekenen wie er wel en niet bij mag.
WAT ERIN ZIT
- Eén omgeving onder je eigen naam, klaar voor je eigen site of intranet
- Onbeperkt assistenten en kennisbanken, dus na bidmanagement ook je andere processen
- Tot 250 gebruikers
- 1 GB aan kennisbestanden
- 1.000 vragen per maand
ALS JE MEER NODIG HEBT
Elke uitbreiding kost 95 euro per maand: een kennisbundel van 1 GB extra of een vragenbundel van 1.000 extra vragen per maand. Je krijgt nooit ongevraagd een hogere factuur. Loopt het gebruik tegen een grens aan, dan nemen we contact op en bespreken we wat er nodig is.
BEGELEIDING
Het AI-meetplan is gratis en kun je zelf invullen. Het inrichten (assistenten, kennisbanken, styling, enzovoort) kunnen jullie ook zelf, vanuit jullie eigen beheeromgeving. Maar als je hulp wilt, dan kan dat uiteraard.
Een werksessie om je te helpen het AI-meetplan in te vullen kost 1.450 euro. Het samen inrichten en in gebruik nemen van je Scavian-omgeving 2.450 euro. Daarna kun je zelfstandig verder. Heb je toch extra ondersteuning nodig, dan spreken we vooraf af wat we doen en wat het kost.
WAT JE NODIG HEBT OM TE STARTEN
- De leidraad, de bijlagen en de nota's van inlichtingen (pdf, Word, platte tekst)
- Je eigen materiaal: referentieprojecten en eerdere inschrijvingen
- Een duidelijk beeld van wat je met AI wilt bereiken, of de bereidheid dat samen vast te leggen
- Een eigenaar die weet wat je met AI wilt bereiken en bewaakt dat die doelen worden behaald
- Een beheerder met een naam, die een paar uur per maand vrijmaakt voor de inhoud
SCAVIAN
€ 495 / maand, excl. btw
Eén omgeving, onbeperkt assistenten. Maandelijks opzegbaar.
KENNISMAKEN
Wil je het met je eigen aanbesteding zien?
In een kennismaking van 30 minuten laten we Scavian werken op de stukken van een aanbesteding waar je nu aan werkt. Je ziet meteen wat er goed gaat en waar je materiaal nog aanvulling nodig heeft. Daarna zit je verder nergens aan vast. Neem rechtstreeks contact op met Robèr:
BELLEN
033-200 3941
MAILEN
REACTIETIJD
Binnen één werkdag
PLAN EEN KENNISMAKING
We gebruiken je gegevens alleen om contact met je op te nemen over deze aanvraag. Lees hoe we daarmee omgaan in onze privacyverklaring.