Overslaan naar inhoud

De infobalie die nooit even weg is


Alles over je evenement,
direct beantwoord


Scavian maakt van je programma, je reglement, je routebeschrijving en je laatste mededelingen een assistent die deelnemers zelf antwoord geeft. In gewone taal, met de bron erbij. En verandert er iets tijdens de dag, dan pas je de informatie aan en klopt het volgende antwoord meteen.


Plan een kennismaking  Probeer de AI-assistent

Golfbal op de green

WAT HET KOST

€ 595 / mnd

Excl. btw. Maandelijks opzegbaar.

 HOE SNEL EEN WIJZIGING MEETELT

Binnen minuten

Geen nieuwe app, geen nieuwe drukronde.

WAAR JE DATA STAAT

In Europa

Niet gebruikt om AI te trainen.

HERKENBAAR?

Dezelfde vijf vragen. Tweehonderd keer op één dag.


Hoe laat begint het? Waar kan ik parkeren? Ik eet geen vlees, is daar rekening mee gehouden? Wat gebeurt er als het gaat regenen? Het staat allemaal in het programma, in de mail van vorige week en op de plattegrond bij de ingang. Toch komt de vraag bij de infobalie terecht, bij een vrijwilliger die het antwoord half weet, of in een appgroep waar het antwoord tussen honderd berichten verdwijnt.

En dan verschuift het diner een kwartier. Of de bus rijdt om, of zaal 3 wordt zaal 5. Vanaf dat moment klopt het geprinte programma niet meer, klopt de mail niet meer, en weet niemand meer welke versie de laatste is. Precies op de dag dat je het drukst bent, wordt jouw team de zoekmachine.

WAT SCAVIAN DOET

Eén vraagbalk voor je hele evenement


Scavian zet de documenten die je toch al maakt om in een assistent die begrijpt wat er gevraagd wordt. Het draaiboek, de routebeschrijving, het reglement, de deelnemerslijst, de sponsorpagina, de laatste mededelingen. De deelnemer stelt zijn vraag in gewone taal en krijgt een antwoord uit jouw eigen materiaal, met een verwijzing naar het document waar het vandaan komt.

Achter die ene vraagbalk kun je meerdere specialisten zetten. Voor deze demo zijn dat er vier: een gastheer voor de praktische vragen, een wedstrijdleider voor het reglement, een live-desk voor de stand en het laatste nieuws, en een netwerkassistent voor deelnemers en sponsoren. De bezoeker merkt daar niets van. Die stelt gewoon een vraag, en de juiste specialist geeft antwoord.

WAT DIT ANDERS MAAKT

Je werkt de kennis bij, het antwoord verandert mee


Bij een evenement is informatie geen vaststaand gegeven. Een tijd schuift op, een baan of zaal gaat dicht, de tussenstand loopt op, het weerbericht draait. Bij Scavian werk je die informatie bij in de kennisbank, en het eerstvolgende antwoord is er meteen op gebaseerd. Geen nieuwe versie rondsturen, geen pushbericht, geen deelnemer die op een verouderde pdf zit te kijken.

Dat betekent dat je de assistent ook echt kunt inzetten voor de dingen die tijdens de dag bewegen: de stand, de wachttijden, de wijzigingen in het programma, de mededelingen van de organisatie. Je hoeft geen keuze te maken tussen actueel en betrouwbaar.

Probeer het zelf

Het programma noemt 16:00 uur als aanvang van het diner, maar in de mededelingen van 12:50 uur staat dat het diner is vervroegd naar 15:45. Vraag de assistent hoe laat het diner begint en kijk welk antwoord je krijgt en waarom.

 Hoe laat begint het diner?  

PROBEER HET ZELF

Er staat al een compleet evenement klaar


Klik rechtsonder op deze pagina op de groene zwevende knop. De assistent is ingericht voor het GolfKwest Zomertoernooi 2026, een verzonnen evenement voor een businessclub: 50 teams, 100 deelnemers, een shotgun-start, een walking dinner en zes sponsoren. Hij kent het draaiboek, de catering, de route, het wedstrijdreglement, de flightindeling, de tussenstand, de mededelingen van vandaag, de deelnemerslijst en de sponsoren. Daarnaast heeft de wedstrijdleider de officiële golfregels tot zijn beschikking.

We hebben bewust een sportevenement gekozen, omdat daar alles tegelijk samenkomt: een strak tijdschema, een reglement waar deelnemers echt vragen over hebben, praktische logistiek, een stand die de hele dag verandert en sponsoren die zichtbaar willen zijn. Werkt het hier, dan werkt het ook voor je congres, je beurs, je ledendag of je festival.

Vragen om mee te beginnen

Klik op één van de onderstaande voorbeeldvragen. De omgeving wordt geopend en de vraag wordt direct beantwoord.


Praktische vragen van deelnemers

 Hoe laat begint het programma en waar moet ik zijn?  
 Ik eet vegetarisch, is daar rekening mee gehouden?  
 Kan ik met het openbaar vervoer komen?  
 Kan ik aan de bar met contant geld betalen?  


Vragen over het reglement

 Hoe werkt stableford better ball precies?  
 Op welke hole start flight 6?  
 Mag ik een afstandsmeter gebruiken?  
 Wat moet ik doen als er één lange signaaltoon klinkt?  


Vragen die tijdens de dag veranderen

 Wie staat er op dit moment eerste?  
 Hoe laat begint het diner?  
 Is er nog nieuws over het weer?  


Vragen over deelnemers en sponsoren

 Welke bedrijven doen er mee aan het toernooi?  
 Kan ik me vandaag nog inschrijven?  
 Wie sponsort de longest drive?  

DE KENNIS  WAAR HIJ UIT PUT

Informatie
Oorsprong
Beschikbaar voor (assistent)
Link

Programma en dagindeling

Fictief, draaiboek
Gastheer


01-programma-en-dagindeling.md

Catering en dieetwensen
Fictief, menu en allergenen

Gastheer


02-catering-en-dieetwensen.md

Locatie en bereikbaarheid
Fictief, route en parkeren

Gastheer


03-locatie-en-bereikbaarheid.md

Voorzieningen op het terrein
Fictief, faciliteiten en hulp

Gastheer


04-voorzieningen-op-het-terrein.md

Wedstrijdreglement en speelformat
Fictief, reglement

Wedstrijdleider


05-wedstrijdreglement-en-speelformat.md

Flights, teams en tee times
Fictief, indeling

Wedstrijdleider


06-flights-teams-en-tee-times.md

Baaninformatie en local rules
Fictief, baan en plaatselijke regels

Wedstrijdleider


07-baaninformatie-en-local-rules.md

Stand en tussenstanden
Fictief, wordt tijdens de dag bijgewerkt

Live-desk


08-stand-en-tussenstanden.md

Laatste nieuws en wijzigingen
Fictief, wordt tijdens de dag bijgewerkt

Live-desk


09-laatste-nieuws-en-wijzigingen.md

Deelnemerslijst

Fictief, teams en bedrijven

Netwerk & sponsoren


10-deelnemerslijst.md

Sponsoren
Fictief, pakketten en bijdragen

Netwerk & sponsoren


11-sponsoren.md

Officiële golfregels

Echt, officiële publicatie

Wedstrijdleider

The Rules of Golf

Alle documenten over het toernooi zijn door ons verzonnen, speciaal voor deze demo. De golfregels zijn echt. De twee kennisbanken die tijdens een echt evenement continu zouden bewegen, de stand en de mededelingen, hebben een tijdstip van laatste bijwerking in de tekst staan. Vraag de assistent daarnaar en je ziet dat hij dat tijdstip meldt bij zijn antwoord.

Over deze demo. Dit is een oefenomgeving met een verzonnen evenement, bedoeld om te laten zien hoe Scavian werkt. Vul er geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in. Wat je intypt kunnen wij gebruiken om de demo te verbeteren.

WAT HET OPLEVERT

Minder rennen, minder appen, minder herhalen

Rust bij de infobalie

De praktische vragen over tijden, route, parkeren en eten beantwoordt de assistent. Je team houdt tijd over voor de dingen die echt iemand van vlees en bloed nodig hebben.

Wijzigingen zijn meteen bekend

Schuift er iets op, dan pas je het aan in de kennisbank. Iedereen die het daarna vraagt, krijgt de nieuwe situatie te horen. Ook de vrijwilliger bij de ingang.

Eén antwoord, met de bron erbij

Iedereen krijgt hetzelfde antwoord en ziet uit welk document het komt. Geen verschil meer tussen wat de ene en de andere medewerker vertelt.

Ook buiten kantoortijden

De avond voor het evenement, om zes uur 's ochtends onderweg, of tijdens de borrel. De vraag hoeft niet te wachten tot iemand van de organisatie zijn telefoon opneemt.

Sponsoren die vanzelf opvallen

Je kunt elke assistent elk antwoord laten afsluiten met een korte, luchtige verwijzing naar een van je sponsoren, afwisselend. Zichtbaarheid als onderdeel van een antwoord, zonder dat iemand ernaar hoeft te zoeken.

Meer dan één evenement

Congres, beurs, festival, ledendag, sporttoernooi of meerdaags programma. Dezelfde opzet, andere documenten. En na afloop laat je de omgeving staan voor de volgende editie.

HOE HET WERKT

Aanleveren en wij richten het in

01

Aanleveren

Je levert de documenten aan die de assistent mag raadplegen: het programma, de routebeschrijving, het reglement of de huisregels, de veelgestelde vragen, de deelnemers- en sponsorinformatie. Alles wat je nu ook doorstuurt als iemand het vraagt.
02

Wij richten in

Wij bundelen je documenten tot je eigen assistent en stellen hem af op je evenement. Wil je meerdere specialisten achter één vraagbalk, dan richten we die zo in. Een werkende basisomgeving staat in een dagdeel.

03

Jij houdt het bij

Tijdens het evenement werk je de kennisbanken zelf bij. Een gewijzigd tijdstip, een nieuwe mededeling, een tussenstand. Je hoeft daar niemand voor te bellen en er hoeft niets opnieuw gebouwd te worden.

VEILIG IN EUROPA

Alleen jouw kennis, in je eigen omgeving


De kennisomgeving is volledig van jou. Je data staat in Europa, bij een Europese provider, in een omgeving die volledig gescheiden is van die van onze andere klanten. Je informatie wordt niet gebruikt om AI te trainen. De assistent put alleen uit de documenten die jij aanlevert, niet uit de rest van het internet, en verwijst bij elk antwoord naar de bron.

Voor een evenement betekent dat een duidelijke afbakening. In de assistent zetten we de informatie die je ook op een informatiebord of in een programmaboekje zou zetten. Geen inschrijfadministratie, geen betaalgegevens, geen medische informatie over deelnemers.

Over privacy. Deelnemersnamen en bedrijfsnamen op een openbare deelnemerslijst zijn iets anders dan telefoonnummers en e-mailadressen. Zet in de kennisbank alleen wat je ook zou publiceren, en laat contactverzoeken via je eigen organisatie lopen. Wij denken bij de inrichting met je mee over die grens.

WAT HET KOST

Eén prijs, maandelijks opzegbaar.


Scavian begint bij 595 euro per maand, exclusief btw. Geen setup-kosten, geen implementatiefees, geen langetermijncontract om mee te beginnen. Organiseer je één keer per jaar een groot evenement, dan kun je de omgeving in de aanloop naar die dag opbouwen en daarna aanhouden voor de volgende editie. Wil je later meer, denk aan een widget op je eventsite, koppelingen met andere systemen of meerdere omgevingen, dan helpen we je op het juiste moment verder.

WAT JE NODIG HEBT OM TE STARTEN

  • Je programma, routebeschrijving, huisregels of reglement en veelgestelde vragen (pdf, Word, platte tekst);
  • Een beeld van de vragen die deelnemers je elk jaar stellen;
  • Iemand die tijdens de dag de wijzigingen bijwerkt, dat kost een paar minuten per keer;
  • Een dagdeel om de omgeving in te richten.

SCAVIAN

€ 595 / maand, excl. btw

Eén omgeving, volledig ingericht. Maandelijks opzegbaar.


Plan een kennismaking

KENNISMAKEN

Wil je het met je eigen aanbesteding zien?


In een kennismaking van 30 minuten laten we Scavian werken op de documenten van je eigen evenement. Je ziet meteen wat er goed gaat en waar je materiaal nog aanvulling nodig heeft. Daarna zit je verder nergens aan vast.


BELLEN

033-200 3941

MAILEN

rober@scavian.ai

REACTIETIJD

Binnen één werkdag


PLAN EEN KENNISMAKING


Plan een kennismaking

We gebruiken je gegevens alleen om contact met je op te nemen over deze aanvraag. Lees hoe we daarmee omgaan in onze privacyverklaring.