Overslaan naar inhoud

Mag een aanbestedingsleidraad in ChatGPT?

Aanbestedingsstukken in ChatGPT: wat betekent dat voor je geheimhouding?
6 oktober 2026 in
Gerard Weideveld
Bij veel aanbestedingen teken je een geheimhoudingsverklaring. Je belooft dat je de informatie van de aanbestedende dienst vertrouwelijk behandelt en niet aan derden geeft. Die belofte geldt ook voor je medewerkers en voor iedereen die je bij de inschrijving inschakelt. In verklaringen die op TenderNed staan, lees je dat een overtreding door een medewerker geldt als een overtreding door de inschrijver zelf. Soms staat er ook wat er dan gebeurt: uitsluiting van verdere deelname, en in een van de verklaringen die wij lazen een boete van 25.000 euro.

Ondertussen werkt je tenderteam onder tijdsdruk. Een leidraad, een stapel bijlagen, twee nota's van inlichtingen en een deadline die niet schuift. Wie snel wil weten wat er in een bijlage van tachtig pagina's staat, plakt die in ChatGPT of Copliot. Vaak een versie waarvoor consumentenvoorwaarden gelden. Dat is begrijpelijk en het gebeurt in veel organisaties. Vaak zonder dat de directie het weet.

Is een AI-dienst een derde?


Of zo'n AI-dienst juridisch een derde is in de zin van zo'n verklaring, is een vraag voor je jurist. Wij zijn geen juristen. Maar kijk naar wat er feitelijk gebeurt.

Die bijlage van 80 pagina's gaat naar de servers van de aanbieder, vaak buiten Europa. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat de meeste bedrijven achter dergelijke AI alle ingevoerde gegevens opslaan. En bij een deel van de gratis en persoonlijke betaalde versies staat het gebruik van gesprekken voor het trainen van nieuwe modellen standaard aan, tenzij je dat zelf uitzet.

Probeer dat maar eens uit te leggen aan een opdrachtgever die je juist om geheimhouding vroeg.

Het zit ook in je eigen stukken


Het gaat niet alleen om de stukken van de opdrachtgever. In een inschrijving zitten de cv's van je projectleider en uitvoerder, contactpersonen bij referentieprojecten en soms namen in verslagen. Dat zijn persoonsgegevens. Medewerkers zetten die gegevens in een chatbot, op eigen initiatief, tegen de afspraken in en vaak zonder dat je dat weet. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet als gevolg daarvan het aantal meldingen van datalekken stijgen en waarschuwt voor grote privacy- en compliance­risico’s.

En dan zijn er nog de stukken die alleen van jou zijn. Je calculatie, je plan van aanpak, de aanpak die vorig jaar een tender won. Dat is precies de kennis die je van je concurrent onderscheidt. Die wil je niet verwerkt zien onder consumentenvoorwaarden.

Waar sta jij nu?


In veel organisaties die wij spreken, zien we een van deze twee situaties.

Er is niets afgesproken. Iedereen gebruikt wat hij handig vindt, soms met een privéaccount. Niemand weet precies wat erin gaat, en niemand heeft het gevraagd.

Of iedereen heeft een zakelijke licentie, bijvoorbeeld voor Copilot, en daarmee wordt verwacht dat alles is geregeld. En het klopt, een zakelijke licentie heeft inderdaad betere voorwaarden dan een gratis account. Maar die helpt alleen als het team de licentie ook echt gebruikt en niet ernaast, soms zelfs 's avonds thuis, de gratis versie gebruikt omdat die sneller is of betere antwoorden geeft.

Vier vragen voor je team


Je hoeft geen beleidsstuk te schrijven om te weten waar je staat. Stel je tenderteam deze week vier vragen.

1. Welke AI gebruiken jullie nu voor tenderwerk?
Vraag het zonder oordeel. Wie verwacht een uitbrander te krijgen, vertelt je niet wat er echt gebeurt. Vraag zeker ook naar privéaccounts.

2. Wat staat er in de geheimhoudingsverklaring van de aanbesteding waar jullie nu aan werken?
Wat valt onder vertrouwelijk, geldt het ook voor ingeschakelde derden en wat is de sanctie? Lees het samen, het kost tien minuten. Vraag jullie jurist om advies als niet duidelijk is wat wel/niet mag.


3. Onder welke voorwaarden werkt de AI die jullie gebruiken?
Gaat het om een persoonlijk account of een zakelijke licentie? Is er een verwerkersovereenkomst? Waar staan de gegevens en worden die gebruikt om het model te trainen?

4. Gaan er persoonsgegevens in?
Denk aan cv's, contactpersonen bij referenties en namen in verslagen of notulen.

Leg de uitkomst vast op één A4: welke tool het team gebruikt, welke stukken erin mogen en welke niet. Dat is wat de AP van organisaties vraagt: vastleggen welke gegevens wel en niet in AI mogen. Met dat ene A4 heb je het voor je tenderteam geregeld. Later breid je het uit naar andere afdelingen, tot een AI-beleid voor de hele organisatie.

En verbieden?


Dat kan. De gemeente Eindhoven blokkeerde eind 2025 openbare AI-websites, nadat een interne steekproef had laten zien dat medewerkers in dertig dagen onder meer cv's en interne verslagen in openbare chatbots hadden gezet. Medewerkers werken daar nu alleen nog in een beveiligde omgeving.

Dat werkt als het alternatief bruikbaar is. Een tenderteam dat onder tijdsdruk staat en een tool krijgt die minder kan dan de gratis versie op zijn telefoon, pakt de telefoon. Wie verbiedt, moet dus ook iets aanbieden waar het team sneller van wordt.

Hoe zo'n afgeschermde omgeving werkt, met de eigen stukken en eerdere inschrijvingen van een bouwbedrijf als enige bron, zie je in onze demo voor bidmanagement: [scavian.nl/demo-bidmanagement](https://www.scavian.nl/demo-bidmanagement).


Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

In onze nieuwsbrief verzamelen we de beste updates over AI en de toepassing daarvan in organisaties. Wij maken de samenvatting, jij kiest wat je helemaal wilt lezen. 

Bedankt voor het registreren!

Inschrijven

Deel deze post

Delen

Labels

AVG/privacy aanbestedingen bidmanagement grip op AI

Archief

Waarom je AI-assistent de cao niet kan samenvatten
En waarom het wel lukt als je hetzelfde document als bijlage meestuurt